Privatlivspolitik som jobsøgende

1.1 Denne privatlivspolitik (”Politikken”) beskriver, hvordan Organisationen (“os”, ”vi” eller
”vores”) som dataansvarlig indsamler og behandler personoplysninger om dig i
forbindelse med håndtering af din jobansøgning og i rekrutteringsprocessen.

1.2 Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde
databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (”GDPR”) og reglerne heri
om oplysningspligt.

3.1 Personoplysninger som vi indsamler om dig behandles til følgende formål:

a) For at kunne behandle ansøgninger og rekruttere relevante kandidater.

4.1 Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i
overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de
konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:

a) Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete
personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for disse personoplysninger dit
samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a.

b) Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor dine
interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver
beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f, henholdsvis databeskyttelseslovens § 12, stk. 2.

c) Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel
6, stk. 1, litra c, og/eller for at overholde arbejdsretlige forpligtelser i lovgivning
eller overenskomst, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

d) Behandlingen er nødvendig for udførelsen eller indgåelsen af en kontrakt, som du
er part i, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b.

5.1 Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når lovgivningen tillader eller kræver
det.

5.2 Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere fra EU/EØS:

a) Databehandlere

5.3 Vi bruger generelt forskellige eksterne og professionelle organisationer som
leverandører og samarbejdspartnere til at levere eller assistere os med at levere vores
services og produkter. De eksterne organisationer vil ikke modtage eller behandle
personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf.
Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er databehandlere for os,
sker deres behandling af personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale,
som opfylder lovgivningens krav hertil. Hvis de eksterne organisationer eller
samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af
personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelseseller persondatapolitik, som de eksterne organisationer vil gøre opmærksom på,
medmindre lovgivningen foreskriver andet.

5.4 Vi overfører ikke personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden
for EU/EØS.

6.1 Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores
behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det
tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for dokumentation
af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser.
Hvis du bliver ansat, overgår dine personoplysninger i forbindelse med ansøgningen til
vores personaleadministrationssystem. Hvis du ikke bliver ansat, bliver dine
personoplysninger som udgangspunkt og i overensstemmelse med dansk ret slettet
efter senest 6 måneder. Hvis der er konkrete ansættelsesretlige årsager, kan
personoplysninger fortsat behandles til sådanne konkrete formål på trods af
ovenstående. Det indebærer blandt andet, at vi kan opbevare ansøgningerne i en
længere periode for senere at kunne bevise, at der eksempelvis ikke er sket ulovlig
forskelsbehandling i forbindelse med udvælgelsen, hvis vi finder dette nødvendigt. Det
kan også være relevant for os at behandle personoplysningerne i en begrænset
periode, såfremt en lignende relevant stilling bliver ledig, eller hvis en anden kandidat
springer fra i rekrutteringsprocessen.

Hvis du har spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af dine
personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder
i det sidste afsnit i denne Politik.

6.2 Hvis du derimod giver samtykke til en længere opbevaringsperiode, følges fristen i
samtykket, eksempelvis hvis vi opbevarer din ansøgning i en sådan begrænset periode
med henblik på at kunne rette henvendelse til dig igen, hvis en lignende relevant
stilling bliver ledig i perioden, eller hvis en anden kandidat springer fra.

7.1 Som registreret person har du en række rettigheder:

7.1.1 Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om
dig, formålet med behandlingen, og om vi videregiver personoplysningerne til
andre.

7.1.2 Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig.

7.1.3 Du har i visse tilfælde ret til at få slettet visse af dine personoplysninger.

7.1.4 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.

7.1.5 Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine
personoplysninger på baggrund af årsager og forhold, der vedrører din særlige
situation.

7.1.6 Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse uden
menneskelig indblanding, medmindre afgørelsen er nødvendig for din
ansættelse hos os, eller foretagelsen af afgørelsen er hjemlet ved lov eller dit
udtrykkelige samtykke.

7.1.7 Såfremt vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine
personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis
du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den
behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.

7.1.8 Du har i visse tilfælde ret til såkaldt dataportabilitet af de personoplysninger, du
har afgivet til os.

7.1.9 Du kan altid klage til Datatilsynet.

7.2 Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke
sikkert, at du eksempelvis har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette
afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

8.1 Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer
Politikken, ændrer vi datoen og versionen øverst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige
ændringer, vil vi give besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, email eller ved brug af andre kommunikationsmidler.

9.1 Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller
flere rettigheder, kan vi kontaktes på GDPR@actas.dk.

​Dette er version 2, som senest er opdateret den 11.01.2024